電子郵件內(nèi)容書寫格式，郵件在線溝通講求時效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用記頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結(jié)束，落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。
1、稱呼。 1）如果有收件人的姓名的話可以讓對方感覺更加友好。 2）若知道對方的性別可以用：先水小姐、*女士。? ?3）如果知道對方的身份可以用*總經(jīng)理、*經(jīng)理、*董事長、X總、×董、X經(jīng)理。

2、正文。正文做到主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡潔。在撰寫正文時還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1）在撰寫英文信函時，只對一兩個詞進(jìn)行大寫以示強(qiáng)調(diào)全篇都用大寫是不禮貌在撰寫中文的時候，只對部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。 2）不要在信件中發(fā)泄不滿，應(yīng)面對面的解決。 3）回復(fù)信件時，有必要加上部分的原文以方便對方了解回信內(nèi)容。 4）若摘錄的原文很長應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面原文內(nèi)容在后 。 5）在收件人明白其意時才可使用俚語或縮寫。 6）如果有附件，應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途。

3、結(jié)束。 1）如果可提供好的選擇，應(yīng)在結(jié)尾處提出如：請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯(lián)系我.。? ?2）最好的結(jié)尾要著眼未來：如：希望我們能夠達(dá)成合作。? ?3）結(jié)尾應(yīng)顯示誠懇：如：感謝您抽空洽談

4、落款/簽名目前，有不少網(wǎng)民時常會因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M了無數(shù)的無聊的電子酃件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進(jìn)行處理，不僅會浪費(fèi)自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款/簽名，以示身份。

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